老钱被四个数字搞晕了

老钱在义乌做小商品批发，去年上了系统，第一个星期就被一个问题困住了——

同一个商品「圣诞挂件 A001」，他在系统里能看到四个完全不同的库存数字：

• • 实物库存：1200
• • 账面库存：1245
• • 可用库存：890
• • 在途库存：500

老钱挠头：到底信哪个？

他打电话给我，开口第一句：「这软件是不是有 bug？四个数都不一样啊？」

我说：「不是 bug，是你的库存原本就有四个不同的状态——以前没系统，你只看见一个数（其实是估出来的），现在系统把每个状态都拆给你看。」

这一篇，我们就把库存的四种讲法一次讲透。

先打个比方：仓库 = 你的银行卡

老钱不太懂仓库术语，但他懂银行卡。

我跟他打比方：

银行卡余额你看似简单，其实平时也悄悄分成这四种状态——
你 ATM 能取的钱 ≠ 账单显示的钱 ≠ 能刷的钱 ≠ 真正属于你的总钱。

仓库也一样。

1. 实物库存：仓库里真的有多少

定义：此时此刻，仓库里实实在在能摸得到的货数量。

举例：

• • 老钱仓库里圣诞挂件 A001，站在仓库里数一遍，是 1200 个。
• • 这就是实物库存。

怎么得来的

• • 最准的办法：人工盘点（一个个数）
• • 次准的办法：扫码枪扫一遍
• • 最不准的办法：根据进销账推算

实物库存的特征：

• • 唯一的「真相」
• • 但获取成本高——盘点一次要停业、要加班
• • 一般每月 / 每季度 / 每年才能盘一次

划重点：实物库存是「真理」，但平时你看不到它，看到的都是账面库存。

2. 账面库存：系统里显示的数

定义：系统根据「上次盘点的数 + 每一笔进出货记录」算出来的库存。

公式：

账面库存 = 上次盘点数 + 累计进货 - 累计销售 - 累计调出 + 调入 - 损耗

举例：

• • 上次盘点：1000 个
• • 后来进了 500
• • 卖了 230
• • 调出去 25
• • 系统算出来：1000 + 500 - 230 - 25 = 1245

这个 1245，就是账面库存。

账面库存为什么会和实物库存不一样

如果账面库存永远等于实物库存，那就完美了——可惜永远不会。

差异的常见原因：

1. 1. 卖了忘登记 / 登错数
2. 2. 退货没入账
3. 3. 货被偷 / 内部拿走
4. 4. 货损 / 摔坏没记账
5. 5. 试用 / 样品发了没扣
6. 6. 仓库里货摆错位置，盘点时数漏 / 数重
7. 7. 系统操作错（误删单据、改了数量）

账面 - 实物 = 库存差异——第 26 篇会专门讲怎么排查这种差异。

老板该怎么用账面库存

• • 平时：作为日常运营依据（要不要补货、能不能接单）
• • 月底 / 季度：通过盘点修正成实物数
• • 永远记住：账面库存是估算，不是真相

3. 可用库存：能拿去卖的有多少

定义：账面库存里，还没被任何订单 / 任何用途锁定的那部分。

公式：

可用库存 = 账面库存 - 已锁定库存

「已锁定」是怎么发生的

举例，老钱的圣诞挂件 A001 账面库存 1245 个，但是：

• • 有一笔订单已经下了 200 个，还没出库（销售预占）
• • 有一个促销活动锁定了 100 个做赠品（活动预占）
• • 有一笔调拨单，要调到另一个仓库 55 个，还没发（调拨预占）

这些「答应别人但还没真发出去」的，都不能再卖给别人。

所以：

• • 账面库存：1245
• • 已锁定：200 + 100 + 55 = 355
• • 可用库存：1245 - 355 = 890

老钱现在如果接到一个客户问「我要 1000 个」，他不能看 1245 答应——他要看 890。

为什么可用库存最重要

实务中，可用库存才是「能不能卖」的真正依据。

很多老板没系统时，靠账面（甚至靠脑子里的实物估计）答应客户——结果到出货时发现没货，临时调货、临时道歉、临时退款。

有系统后，前台报价 / 接单时看的都是「可用库存」，再也不会超卖。

4. 在途库存：路上还没到的货

定义：已经下了采购单 / 调拨单，货还在路上或还在供应商那边没发的。

举例：

• • 老钱上周向义乌另一家厂下了 500 个圣诞挂件 A001 的采购单
• • 工厂这周一发货，物流要走 5 天
• • 这 500 个，已经付钱（或已下单）但还没到仓库——就叫在途库存

在途库存的两种状态

在途库存为什么要单独统计

理由有三个：

第一：判断「未来 N 天能不能交货」

• • 现在可用库存只有 890
• • 客户要 1300
• • 但在途有 500，预计 5 天后到
• • 如果客户能等 7 天，这单接得了

第二：避免重复采购

• • 老钱看到可用库存只有 890，觉得不够，下意识就想再下一单
• • 但他忘了一周前已经下了 500 在路上——再下就重复了
• • 系统里看见「在途 500」，就不会重复采购

第三：资金预算

• • 在途库存代表「已经付的钱 / 应付的钱」
• • 老钱要做下个月的资金计划，得把这部分算进去

配图 1：四种库存的关系

配图 2：四种库存什么时候用

进阶：还有几个变种

理论上只有四种主库存，但实际系统里你可能还会看到这些：

1. 锁定库存（=已锁定 / 已预占）

就是上面 355 那部分。有的系统单独列一列。

2. 残次库存

实物存在但不能正常销售的——破损、过期边缘、瑕疵品。

不能算可用，要单独标注。

3. 寄售库存

货放在你这里，但所有权还是供应商的——卖出去再结款。

不能算自己的库存，但要登记位置。

4. 委外加工在途

发出去给委外厂加工的原料，加工完会返回。

是「在途」的一种，但路径不同。

5. 多仓库存

• • 总仓 800
• • 一店 200
• • 二店 245
• • 合计：1245

很多老板没注意，系统里默认看到的是「总库存」，但接单时其实要看「能从哪个仓发」——这是连锁经营最容易踩坑的地方。

五个最常见的老板误区

误区一：「我账上有 1200，怎么不能卖 1200？」

错。账上有 1200，但其中 355 已经被锁了，能卖的只有 890。

误区二：「我盘出来是 1200，但系统显示 1245，肯定是系统错了。」

不一定。系统显示的是账面，账面是根据「单据」算的——
有可能是单据漏录、有可能是货被偷、有可能是上次盘点本身就错了。
要查差异，不是直接相信哪一边。

误区三：「在途库存我没在意，反正货到了再说。」

错。在途库存帮你做两件事：避免重复采购、判断未来交期。
看似无所谓，实际能省很多冤枉钱。

误区四：「可用库存就是账面库存。」

错。账面库存 ≠ 可用库存。
中间隔着「已锁定」那一层。
小店没赊账没预订时两者相等，规模一大就完全不同。

误区五：「只要盘准了实物，其他都好说。」

错。盘准实物只能保证「某个时刻」库存数对，后续每一笔进出货还得准，账面才能跟得上。
盘点是「修正动作」，不是「一劳永逸」。

老钱的总结

我教完老钱这套，他想了一晚上，第二天给我发了个微信：

我以前以为库存就是一个数。
现在我懂了，库存其实是四个数：

• • 一个是真相（实物）
• • 一个是估算（账面）
• • 一个是承诺（可用）
• • 一个是预期（在途）

真懂这四件事的老板，应该睡得更踏实。

我说：「准确说，是不再被自己骗。」

三道自检题

1. 1. 你看你的进销存系统时，能区分这四种库存吗？
• • 看不出来 → 你的系统功能可能太简陋，或者你没找到对应字段
2. 2. 你接客户订单时，看的是「账面」还是「可用」？
• • 账面 → 早晚会超卖一次
3. 3. 你最近一次盘点，账实差异是多少？
• • 不知道 → 早该盘了
• •

  2% → 第 26 篇专门讲怎么查根源

结尾

库存这一个词，背后藏着四个完全不同的故事。

搞懂这四个故事，老板就少被自己骗，也少被员工糊弄。

但库存只是「数」，真正决定你赚不赚钱的，是另一件事——这些库存「按什么价算」。

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